Praca zdalna – jak ją zorganizować i kontrolować?

Praca zdalna to coraz popularniejsza forma zatrudnienia, szczególnie w branżach związanych z nowymi technologiami. Jest ona atrakcyjna, ponieważ pracownik zdalny często staje się bardziej wydajny. Jeśli pracodawca odpowiednio zorganizuje pracę zdalną swoich pracowników, może liczyć nie tylko na wzrost wyników biznesowych, ale również na zadowolenie i lojalność swoich pracowników.

Czym jest praca zdalna?

Praca zdalna to zatrudnienie polegające na wykonywaniu pracy poza siedzibą firmy, przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, które pozwalają na ciągły przepływ informacji między pracownikiem a pracodawcą. W kodeksie pracy jest nazywana telepracą. Główną cechą tej formy zatrudnienia jest regularność wykonywania czynności poza siedzibą firmy.

Co odróżnia pracę zdalną od „home office”?

Od telepracy należy odróżnić coraz bardziej popularny „home office”. Należy przyjąć, że różni się on od telepracy tym, że zwykle nie ma charakteru stałego, a raczej incydentalny. Miejscem pracy pracownika tak naprawdę pozostaje firma. Ponieważ „home office” nie jest uregulowany w kodeksie pracy, specjaliści z zakresu prawa pracy podnoszą, że należy się tym zająć jak najszybciej. Największy problem stanowią bowiem wypadki podczas „home office”. Bo co w sytuacji, gdy np. pracownik obleje się gorącą herbatą? Niby jest w pracy, ale w sumie jest w domu…

Zalety pracy zdalnej

Praca zdalna może sprawić, że nasi pracownicy będą bardziej lojalni (nie będą chcieli zmieniać szybko pracy) i wydajni – największą zaletą pracy zdalnej jest bowiem elastyczność. Dla młodego pokolenia pracowników jest to szczególnie ważna cecha.

Przede wszystkim praca zdalna ułatwia organizację dnia. Pracownik może lepiej zaplanować rozłożenie obowiązków zawodowych i prywatnych, bo nie jest mocno związany godzinami pracy. Może też zaczynać i kończyć pracę o niestandardowych godzinach. W konsekwencji łatwiej mu połączyć życie zawodowe z osobistym (work-life balance).

Jak zorganizować pracę zdalną?

Podstawą dobrej organizacji pracy zdalnej są odpowiednie narzędzia pracy. Należy więc wybrać takie aplikacje i rozwiązania, które pozwolą nam z jednej strony na nadzór pracowników, a z drugiej – na szybką i sprawną komunikację. Pomogą w tym komunikatory zespołowe (np. Slack) i aplikacje do organizacji zadań (np. Asana, Trello). Ważne są też aplikacje do prowadzenia telekonferencji – tutaj zwykle najlepiej się sprawdza niezawodny Skype. Dzięki odpowiednim programom, zespół będzie się komunikował i pracował tak samo sprawnie, jakby siedział w jednym pokoju.

Jak kontrolować pracownika zdalnego?

Oczywiście pracodawca korzystający z pracy zdalnej musi stosować narzędzia do kontroli pracowników. Zbyt duża elastyczność może prowadzić do nadużyć po stronie pracowników i spadku wydajności.

Oprócz stosowania programów kontrolujących, dobrym rozwiązaniem jest przełożenie obowiązku raportowania na pracowników. Pracownicy mogą np. przesyłać screeny dokumentujące ich pracę lub regularnie wypełniać specjalne raporty. Istotne jest też organizowanie telekonferencji, podczas których pracownicy będą mogli podsumować swoje postępy i to, czym się aktualnie zajmują. W branży HR podkreśla się jednak, że w przypadku pracy zdalnej nie powinno się całkowicie rezygnować ze spotkań w biurze czy spotkań integracyjnych. Zebrania w firmowej przestrzeni mogą przyczynić się nie tylko do lepszej kontroli nad pracą pracownika, ale również do tego, że pracownik poczuje silniejszą więź z firmą i będzie jej bardziej lojalny.

Praca zdalna to przyszłość

Nie oszukujmy się – zarówno praca zdalna, jak i incydentalne „home office” to przyszłość. Elastyczne godziny pracy i wykorzystywanie nowoczesnych technologii w codziennej pracy to czynniki, które są coraz ważniejsze dla pracowników, szczególnie dla pokoleń, które dopiero wchodzą na rynek pracy. Młodzi pracownicy bardzo dobrze czują się w takiej formie zatrudnienia. Z kolei pracodawcy, którzy odpowiednio organizują pracę zdalną, mogą liczyć na to, co dla nich najważniejsze – lepsze efekty biznesowe oraz mniejszą rotację pracowników.

 

Źródło zdjęć: picjumbo.com