Praca zdalna – jak ją zorganizować i kontrolować?

Praca zdalna to coraz popularniejsza forma zatrudnienia, szczególnie w branżach związanych z nowymi technologiami. Jest ona atrakcyjna, ponieważ pracownik zdalny często staje się bardziej wydajny. Jeśli pracodawca odpowiednio zorganizuje pracę zdalną swoich pracowników, może liczyć nie tylko na wzrost wyników biznesowych, ale również na zadowolenie i lojalność swoich pracowników.

Czym jest praca zdalna?

Praca zdalna to zatrudnienie polegające na wykonywaniu pracy poza siedzibą firmy, przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, które pozwalają na ciągły przepływ informacji między pracownikiem a pracodawcą. W kodeksie pracy jest nazywana telepracą. Główną cechą tej formy zatrudnienia jest regularność wykonywania czynności poza siedzibą firmy.

Co odróżnia pracę zdalną od „home office”?

Od telepracy należy odróżnić coraz bardziej popularny „home office”. Należy przyjąć, że różni się on od telepracy tym, że zwykle nie ma charakteru stałego, a raczej incydentalny. Miejscem pracy pracownika tak naprawdę pozostaje firma. Ponieważ „home office” nie jest uregulowany w kodeksie pracy, specjaliści z zakresu prawa pracy podnoszą, że należy się tym zająć jak najszybciej. Największy problem stanowią bowiem wypadki podczas „home office”. Bo co w sytuacji, gdy np. pracownik obleje się gorącą herbatą? Niby jest w pracy, ale w sumie jest w domu…

Zalety pracy zdalnej

Praca zdalna może sprawić, że nasi pracownicy będą bardziej lojalni (nie będą chcieli zmieniać szybko pracy) i wydajni – największą zaletą pracy zdalnej jest bowiem elastyczność. Dla młodego pokolenia pracowników jest to szczególnie ważna cecha.

Przede wszystkim praca zdalna ułatwia organizację dnia. Pracownik może lepiej zaplanować rozłożenie obowiązków zawodowych i prywatnych, bo nie jest mocno związany godzinami pracy. Może też zaczynać i kończyć pracę o niestandardowych godzinach. W konsekwencji łatwiej mu połączyć życie zawodowe z osobistym (work-life balance).

Jak zorganizować pracę zdalną?

Podstawą dobrej organizacji pracy zdalnej są odpowiednie narzędzia pracy. Należy więc wybrać takie aplikacje i rozwiązania, które pozwolą nam z jednej strony na nadzór pracowników, a z drugiej – na szybką i sprawną komunikację. Pomogą w tym komunikatory zespołowe (np. Slack) i aplikacje do organizacji zadań (np. Asana, Trello). Ważne są też aplikacje do prowadzenia telekonferencji – tutaj zwykle najlepiej się sprawdza niezawodny Skype. Dzięki odpowiednim programom, zespół będzie się komunikował i pracował tak samo sprawnie, jakby siedział w jednym pokoju.

Jak kontrolować pracownika zdalnego?

Oczywiście pracodawca korzystający z pracy zdalnej musi stosować narzędzia do kontroli pracowników. Zbyt duża elastyczność może prowadzić do nadużyć po stronie pracowników i spadku wydajności.

Oprócz stosowania programów kontrolujących, dobrym rozwiązaniem jest przełożenie obowiązku raportowania na pracowników. Pracownicy mogą np. przesyłać screeny dokumentujące ich pracę lub regularnie wypełniać specjalne raporty. Istotne jest też organizowanie telekonferencji, podczas których pracownicy będą mogli podsumować swoje postępy i to, czym się aktualnie zajmują. W branży HR podkreśla się jednak, że w przypadku pracy zdalnej nie powinno się całkowicie rezygnować ze spotkań w biurze czy spotkań integracyjnych. Zebrania w firmowej przestrzeni mogą przyczynić się nie tylko do lepszej kontroli nad pracą pracownika, ale również do tego, że pracownik poczuje silniejszą więź z firmą i będzie jej bardziej lojalny.

Praca zdalna to przyszłość

Nie oszukujmy się – zarówno praca zdalna, jak i incydentalne „home office” to przyszłość. Elastyczne godziny pracy i wykorzystywanie nowoczesnych technologii w codziennej pracy to czynniki, które są coraz ważniejsze dla pracowników, szczególnie dla pokoleń, które dopiero wchodzą na rynek pracy. Młodzi pracownicy bardzo dobrze czują się w takiej formie zatrudnienia. Z kolei pracodawcy, którzy odpowiednio organizują pracę zdalną, mogą liczyć na to, co dla nich najważniejsze – lepsze efekty biznesowe oraz mniejszą rotację pracowników.

 

Źródło zdjęć: picjumbo.com

Rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron

Porozumienie stron to jedna z form odejścia z pracy. Polega ono na tym, że pracodawca i pracownik ustalają sposób rozwiązania umowy o pracę wedle własnych uzgodnień. Z czym się takie porozumienie wiąże? Na co uważać? Co powinno zawierać? W jakiej formie można je zawrzeć? Czy z porozumienia można się wycofać? Na te i liczne inne pytania postaram się odpowiedzieć w dzisiejszym wpisie.

Porozumienie stron – podstawowe informacje

Rozwiązanie umowy o pracę w formie porozumienia stron jest dopuszczalne na podstawie art. 30 § 1 Kodeksu pracy. Zwykle jest to najkorzystniejszy sposób zakończenia umowy o pracę. Polega na tym, że pracownik i pracodawca negocjują i ustalają warunki odejścia pracownika z pracy. Wówczas nie są związani postanowieniami Kodeksu pracy w zakresie np. terminów wypowiedzenia i mogą zakończyć współpracę w sposób, który zadowala obie strony.

Podkreślić należy, że, jak sama nazwa wskazuje, istotą takiego rozwiązania umowy o pracę jest POROZUMIENIE. Obie strony muszą się zgodzić na jego warunki. Niedopuszczalna jest sytuacja, w której pracodawca podkłada pracownikowi do podpisu sformułowany przez niego dokument i wymusza na pracowniku odejście „za porozumieniem”, często na warunkach niekorzystnych dla pracownika. I tak naprawdę w celu obejścia przepisów prawa pracy. Pracownik ma wtedy pełne prawo odmówić podpisania takiego dokumentu. Jeśli pracodawca chce pracownika zwolnić, może przecież wypowiedzieć mu umowę o pracę i wówczas prawa pracownika są chronione przez prawo pracy. Wypowiedzenie umowy o pracę wiąże się z tym, że do pracownika będą miały zastosowanie kodeksowe okresy wypowiedzenia i zasady (np. konieczność wskazania przyczyny w przypadku umów na czas nieokreślony). Natomiast w porozumieniu stron strony mogą np. określić moment odejścia z pracy w sposób dowolny. Można sobie łatwo wyobrazić sytuację, w której pracodawca nie ma powodów do zwolnienia, w tym dyscyplinarnego, więc przymusza pracownika do podpisania porozumienia stron, w którym zwolni pracownika nawet z dnia na dzień. Ponownie podkreślam – pracownik nie ma obowiązku podpisania takiego dokumentu, a w razie jakichkolwiek wątpliwości powinien skonsultować treść dokumentu z prawnikiem. A jeśli nawet podpisze takie porozumienie, może się uchylić od jego skutków, np. ze względu na groźbę lub błąd, na zasadach określonych w Kodeksie cywilnym.

Zaleca się, by w porozumieniu stron były zawarte wszystkie elementy istotne z punktu widzenia odejścia z pracy. Należy więc określić w szczególności:

  • moment rozwiązania stosunku pracy,
  • długość ewentualnego okresu wypowiedzenia,
  • rozstrzygnięcia związane z rozliczeniem urlopu lub zwolnienia ze świadczenia pracy,
  • wzajemne rozliczenia między stronami, np. moment i warunki zdania powierzonego sprzętu.

Kiedy można zawrzeć porozumienie stron?

Umowę o pracę można rozwiązać za porozumieniem stron praktycznie w każdym momencie. Nie ma więc znaczenia, czy pracownik jest w danym momencie na urlopie, niedługo przechodzi na emeryturę czy jest w ciąży.

Jeśli jednak chodzi o ciążę, porozumienie stron będzie skuteczne, gdy w chwili jego zawierania pracownica jest świadoma, że jest w ciąży. Jeśli w chwili zawierania porozumienia nie była tego świadoma, może się uchylić od skutków złożonego oświadczenia woli ze względu na działanie w błędzie (bo nie podpisałaby porozumienia, gdyby wiedziała o ciąży) i żądać przywrócenia do pracy.

Forma i moment zawarcia porozumienia stron

Kodeks pracy nie przewiduje żadnej konkretnej formy zawarcia porozumienia stron. Może więc zostać ono zawarte ustnie, przez sms, mailem czy pisemnie. Niemniej, zawsze rekomenduję formę pisemną, ewentualnie mailową, by nie było wątpliwości co do wszystkich warunków porozumienia.

Przyjrzyjmy się mailowej formie zawarcia porozumienia i kiedy takie porozumienie można traktować za zawarte. Niewątpliwie w korespondencji mailowej właściwe porozumienie może się przeplatać z negocjacjami jego warunków. Dla uproszczenia podzielę taką korespondencję na trzy przykładowe etapy:

Etap I: pracownik pisze maila do pracodawcy i proponuje rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron, wskazując datę rozwiązania stosunku pracy na 10 maja. Pracownik w tym momencie składa pracodawcy ofertę zawarcia umowy, do której stosuje się art. 66 i n. Kodeksu cywilnego.

Etap II: pracodawca zgadza się na zawarcie porozumienia stron, ale proponuje, by umowa o pracę została rozwiązana 30 kwietnia. Pracodawca czyni więc zastrzeżenie co do pierwotnej oferty pracownika.

Etap III: Pracownik odpowiada na maila pracodawcy. Treść tej odpowiedzi jest bardzo istotna. Pracownik może złożyć kolejne zastrzeżenie, może się zgodzić na warunki pracodawcy lub może napisać coś innego, np. że potwierdza odbiór wiadomości. I tutaj należy podkreślić, że porozumienie zostanie zawarte dopiero wówczas, gdy obie strony zaakceptują warunki porozumienia w sposób niebudzący wątpliwości, szczególnie pisząc wprost, że zgadzają się na zaproponowane warunki.

Przy zawieraniu porozumienia stron bardzo istotną kwestią jest wskazanie momentu rozwiązania stosunku pracy. W orzecznictwie wskazuje się, że jeśli data ta nie jest wskazana, umowa o pracę rozwiązuje się z chwilą zawarcia porozumienia (tak np. wyrok SN z 11.01.2001 r. w sprawie I PKN 844/00).

Co, gdy pracownik po podpisaniu porozumienia przestaje wykonywać swoje obowiązki?

Może się zdarzyć, że po podpisaniu porozumienia pracownik będzie podchodził do pracy nonszalancko, zacznie działać na szkodę pracodawcy, a w skrajnych przypadkach – przestanie stawiać się do pracy. Co wówczas może zrobić pracodawca? Otóż porozumienie stron nie wyłącza możliwości zwolnienia dyscyplinarnego. Pracodawca może więc rozwiązać umowę o pracę w trybie natychmiastowym, przed upływem terminu wskazanego w porozumieniu. Podpisanie porozumienia nie wyłącza bowiem stosowania art. 52 i 53 Kodeksu pracy, regulujących rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia.

Czy z porozumienia stron można się wycofać?

Porozumienie stron jest traktowane jak każda inna umowa, wobec tego strony, za obopólnym uzgodnieniem, mogą zmienić jego treść, a nawet je rozwiązać.

Ponadto, jak już wspominałam wcześniej, jeśli porozumienie zostanie zawarte pod wpływem błędu lub groźby, strona pokrzywdzona może złożyć oświadczenie o uchyleniu się od skutków oświadczenia woli. Ma na to rok odpowiednio od wykrycia błędu lub ustania stanu obawy.

Podsumowanie

Porozumienie stron przeprowadzone w odpowiedni sposób może być bardzo korzystnym rozwiązaniem dla obu stron stosunku pracy. Umowa o pracę może bowiem zostać rozwiązana na warunkach odpowiadających obu stronom. Dla stron zwykle najważniejsze jest to, że mogą dowolnie ustalić okres wypowiedzenia i odpowiednio go skrócić lub wydłużyć.

Należy jednak pamiętać, że pracodawca nie może przymusić pracownika do podpisania porozumienia stron lub narzucić warunków korzystnych tylko dla niego. Pracownik może odmówić podpisania takiego „porozumienia”, a w razie jego podpisania – uchylić się od jego skutków i nawet żądać dopuszczenia do pracy, a w skrajnym przypadku może skierować sprawę do sądu.

 

Źródło zdjęć: picjumbo.com, pixabay.com

Zakaz konkurencji w pracy

Jeśli jesteś zatrudniony na podstawie umowy o pracę, pracodawca może nałożyć na Ciebie obowiązek zakazu konkurencji. Zakaz ten może obejmować zarówno okres zatrudnienia, jak i czas już po jego ustaniu. Na co uważać w przypadku podpisywania umowy o zakazie konkurencji?

Podstawowe cechy zakazu konkurencji

Umowa o zakazie konkurencji powinna zostać zawarta w formie pisemnej w sposób odrębny od umowy o pracę. Powinna dokładnie określać nie tylko jej strony, ale przede wszystkim okres obowiązywania i zakres zakazu konkurencji.

Podstawą w takiej umowie jest więc określenie, czy zakaz obowiązuje jedynie w trakcie trwania stosunku pracy, czy też także po jego zakończeniu. Jest to ważne, ponieważ w zależności od okresu obowiązywania umowy, pracownik będzie miał inne prawa, różnić się również będą dostępne sankcje za naruszenie umowy.

Umowa o zakazie konkurencji powinna jasno wskazywać, jakie czynności zarobkowe będą zakazane dla pracownika, jakich działalności nie może on podejmować. Trzeba tutaj dokładnie opisać, co pracodawca rozumie przez działalność konkurencyjną. Powinno się tutaj precyzyjnie wskazać rodzaj, zasięg terytorialny i formę prawną zakazanych czynności.

Co może zostać zakazane?

Warto wiedzieć, że pracodawca nie może zakazać jakiejkolwiek działalności na rzecz podmiotu trzeciego. Zakazana może być jedynie działalność konkurencyjna, a więc taka, która pokrywa się całkowicie lub częściowo z zakresem działalności pracodawcy. Pracodawca nie może jednak zakazać wszystkich możliwości dorabiania przez pracownika i żądać od niego całkowitej wyłączności.

Kary umowne

Popularnym postanowieniem w umowach o zakazie konkurencji są kary umowne. Jednak nie w każdym przypadku będą one dozwolone.

Przede wszystkim, jeśli zakaz konkurencji obowiązuje w trakcie zatrudnienia u pracodawcy, kary umowne są niedopuszczalne. Pracownik za niedotrzymanie swoich obowiązków, w tym niedotrzymanie zakazu konkurencji, może odpowiadać jedynie na podstawie przepisów Kodeksu pracy. W konsekwencji za złamanie zakazu pracownikowi grozi tylko odpowiedzialność dyscyplinarna.

Inna sytuacja występuje wtedy, gdy zakaz konkurencji obowiązuje po rozwiązaniu umowy o pracę. Wówczas strona umowy przestaje być pracownikiem, więc nie może odpowiadać na podstawie przepisów Kodeksu pracy. Były pracownik za podjęcie działalności konkurencyjnej po zakończeniu okresu zatrudnienia może zostać obciążony karą umowną. Kara umowna nie może być jednak rażąco wygórowana i musi uwzględniać interesy obu stron.

Zakaz konkurencji po zakończeniu stosunku pracy tylko odpłatnie

Jeśli podpisujesz zakaz konkurencji, który obejmuje również okres po ustaniu zatrudnienia, musisz pamiętać, że byłemu pracownikowi należą się dodatkowe pieniądze za niepodejmowanie działalności konkurencyjnej. Jest to odszkodowanie za to, że mimo zakończenia współpracy, były pracownik nie może zatrudnić się w podmiocie konkurencyjnym lub wykorzystać zdobytego doświadczenia dla własnych celów.

Były pracownik powinien otrzymywać minimum 25% wynagrodzenia, jakie otrzymywał od pracodawcy. Powinno ono odpowiadać okresowi obowiązywania zakazu konkurencji.

Jeśli były pracodawca uchyla się od obowiązku zapłaty, wówczas zakaz konkurencji automatycznie przestaje obowiązywać. Strony mogą również porozumieć się co do wcześniejszego zakończenia zakazu konkurencji, jeśli ustaną przyczyny uzasadniające taki zakaz, np. pracodawca zmieni przedmiot działalności, przestanie produkować jakiś rodzaj towarów itp.

 

Powyższe regulacje dotyczą jedynie zakazu konkurencji w relacji pracodawca – pracownik. Jeśli jesteś samozatrudnionym, prowadzisz działalność gospodarczą lub podpisałeś umowę zlecenia, regulacje będą trochę inne. Opiszę je już wkrótce.

 

Źródło zdjęć: picjumbo.com